韓国語ビジネスメールの書き方

韓国語をある程度学んだり、韓国に滞在したことがあって会話に自信がある人でも時には困難にぶつかります。

実際に業務で韓国の会社と韓国語でコミュニケーションをとる際には、なかなかうまくいかないケースがあることをよく目にします。

メールの書き方

私自身も日本の会社とメールのやりとりをしながら、色々と難しさを感じますし、その都度、適切な表現を見つけようと苦労しています。

今回は、韓国語ビジネスメールの実例と押さえておくべき点について簡単にご紹介します。

相手に配慮したメール

最初にご紹介する内容は、日本語ビジネスメールでも同じだと思いますが、視点を「私」ではなく、「相手」に置き換えて書くということです。

では、自己中心的な表現と相手に配慮したメールについて実例を見てみましょう。

이쪽에도 사정이 있으니 바로 연락 주세요

こちら側にも都合がありますから、すぐ連絡ください。

非常に「私」中心の文章になってしまいました。連絡がすぐ必要なのは分かりますが、相手の都合は考慮しない感情的な文章ですよね?

この文章を直してみると、

바쁘신 와중에 죄송하지만,바로 연락 주시면 감사하겠습니다. 

お忙しいところ申し訳ありませんが、すぐ連絡いただければ幸甚です。

相手の都合を理解しながらも、こちら側にも○○していただければ幸甚です…のように、感情を控えめに表現することが気分のよいメールコミュニケーションの基本となるでしょう。

相手に配慮したメールの書き方とは…?

1.自己中心的でないこと

2.感情的でないこと

3.遠まわしすぎる表現は避けること

4.相手に負担を与えないこと

5.丁重に

6.分かりやすく

7.読みやすく

8.返信はスピーディーに

一往復半メールで効率的に

簡単な内容なのに、何度もメールのやりとりをするのは効率的ではないでしょう。

直接会って話したり、電話をすれば1度で終わることも、メールが行ったり来たりする間に時間はどんどん過ぎていきます。

だから、簡単な案件の場合、「1回半」程度のメールのやりとりで必要な用件が全て終わるように、事前に整理して送るスキルも業務効率において重要です。

例えば、ミーティングの日程を決めるメールを送ると仮定してみましょう。

1) : 이 부분에 대해서 미팅을 하고 싶은데요.

私:この部分についてミーティングをしたいんですが。

2) 상대 : 미팅 일정은 어떻게 할까요?

相手:ミーティングの日程はいつにしましょうか?

3) : 그럼 14일이나 15일은 어떠세요?

私:それでは、14日か15日はどうですか?

4) 상대 : 14일이랑 15일은 공교롭게도 다른 일정이 있어서 어려운데요.

相手:14日と15日はあいにく他の日程があって難しいんですが。

この場合、簡単な日程を決めるのに何度もメールを書かなければならないので、本当に非効率的ですね。

最初からこのように決めればどうでしょうか?

一通目

: ~안건에 대해 미팅을 하고자 합니다.

미팅 일정에 대해서는 아래와 같이 후보를 드리오니 편하신 일정을 알려주시면 감사하겠습니다. 

9월 14일 (화) 오전 10시~ 

9월 15일 (수) 오후 2시~

9월 17일 (금) 오후 3시~

私:○○案件について、ミーティングをしたいと思います。

ミーティングの日程については、下記の通り候補をあげましたので、

ご都合のよい日程をお知らせいただければ幸甚です。

9月14日(火)午前10時~

9月15日(水)午後2 時~

9月17日(金)午後3 時~

二通目

상대 : 그럼 아래 일정으로 부탁 드립니다.

相手:では、下記の日程でお願いします。

9월 17일 (금) 오후 3시~

9月17日(金)午後3時~

三通目

: 알겠습니다. 오후 3시에 기다리겠습니다. 

私:了解しました。午後3時にお待ちしています。

返信は24時間以内

これは韓国語、日本語に関係なく、すべてのメールは受け取ってからできるだけ早く返信をしてこそ効率的な業務はもちろんのこと、信頼も築くことができます。

また、資料を受けとっただけの場合でも、「受けとりました」という確認の連絡をしてこそ、相手側も自分が送ったものがちゃんと到着したのか分かりますし、その後のフォローアップが可能です。

検討や確認が必要な場合、時間がかかる場合も、いつぐらいまでに返信を送りますと連絡をしておけば、相手がひたすら待ち続けなければならない事態はなくなるでしょう。

ビジネス韓国語

ビジネスメール

바쁘신 와중에 죄송하지만

お忙しいところ申し訳ありませんが、

바로 연락 주시면 감사하겠습니다. 

すぐ連絡いただければ幸甚です。

이 부분에 대해서 미팅을 하고 싶은데요.

この部分についてミーティングをしたいんですが。

미팅 일정은 어떻게 할까요?

ミーティングの日程はいつにしましょうか?

그럼 14일이나 15일은 어떠세요?

それでは、14日か15日はどうですか?

14일이랑 15일은 공교롭게도 다른 일정이 있어서 어려운데요.

14日と15日はあいにく他の日程があって難しいんですが。

그럼 아래 일정으로 부탁 드립니다.

では、下記の日程でお願いします。

알겠습니다.오후 3시에 기다리겠습니다. 

了解しました。午後3時にお待ちしています。

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